Cómo Delegar Eficazmente y Crecer tu Empresa

¿Estás buscando crecer tu empresa, crecer tus operaciones, ventas o expandirte pero no sabes cómo delegar de la forma correcta? o ¿Estás inseguro en el proceso de delegar?

Cómo contratar, cómo saber en quién confiar, cómo medirlos,  cómo entrenarlos, etc.

En este artículo te voy a solucionar todas esas dudas explicando punto por punto cómo hacerlo de la forma correcta por alguien que realmente lo ha hecho muchas veces y lo he  hecho de forma correcta, consistentemente creando un equipo efectivo y que realmente está comprometido con una sola misión.

Yo soy Rodrigo Camacho y durante los últimos seis años he manejado mi agencia de marketing la cual ha generado millones de dólares en ventas para sus clientes y ha trabajado con clientes de talla nacional, internacional y locales ayudándoles a incrementar sus ventas e incrementar su cantidad de prospectos que reciben a través de las mejores estrategias de marketing digital.

Todos sabemos que para crecer necesitas utilizar apalancamiento. Necesitas utilizar herramientas de otras personas, tuyas o automatización, tecnología para seguir creciendo, para que tú puedas dedicarte a las tareas más importantes de tu negocio como conseguir clientes, mejorar procesos, mejorar el producto que vendes, el servicio que vendes. Una de las mejores formas de utilizar el apalancamiento es contratando; delegando a personas capaces y comprometidas para que te ayuden junto contigo a crecer tu negocio.

Así que no solo necesitas contratar a las personas correctas, pero también retenerlas y desarrollar a las personas correctas dentro de tu negocio para conseguir los mejores resultados posibles. Esto es algo que muchas personas no saben hacer, se confunden o lo hacen mal al inicio. Así que mi objetivo es que tengas un entendimiento claro de cómo contratar, cómo delegar efectivamente para que no te frustres y para que logres los resultados que quieres con tu negocio en cuestión de crecimiento, en cuestión de ventas, en cuestión de clientes nuevos. Porque a mí personalmente dentro de los negocios es lo que más me ha costado aprender, es con lo que más se ha batallado, es con lo que más veces me he pegado contra la pared,  es con lo que más veces he tenido problemas.

Así que si aprendes de mis errores, definitivamente tú vas a acortar mucho esa curva de aprendizaje y a conseguir resultados más rápido.

¿Qué es lo que busca un colaborador?

Para empezar, quiero que te preguntes ¿Qué es lo que busca un colaborador? ¿Por qué una persona quisiera trabajar en tu empresa?

Más que el dinero, más que lo que les pagues es cómo los haces sentir y qué sienten al trabajar para tu empresa. Los mejores colaboradores quieren sentir que realmente están haciendo la diferencia, que están trabajando para una empresa comprometida en crecimiento y en desarrollo, que realmente se preocupa por los demás, que realmente se preocupa por crear algo más de calidad y no solo por hacer dinero. El mejor talento del mercado quiere sentir que está haciendo una diferencia y quiere sentir que está haciendo el cambio al trabajar en tu negocio; tú les tienes que dar eso. Tú les tienes que dar una razón por la cual trabajar contigo, quedarse trabajando contigo y dar su mejor esfuerzo día con día.

Así que una vez que ya te decidiste delegar ¿Cuáles son los pasos para hacerlo de la forma correcta?

Paso #1: ¿Qué estás buscando?

¿Qué buscas? ¿Qué resultados quieres lograr? Quieres por ejemplo: más ventas, liberar tu tiempo, mejorar la calidad del producto, a lo mejor entregar el producto de forma más rápida a tu cliente. Define exactamente cuál es el resultado que buscas lograr al delegar.

Paso #2: Define las actividades necesarias para lograr ese resultado

Si lo que busca es más ventas ¿Qué tienes que hacer? Tal vez campañas publicitarias, a lo mejor anunciarte en Facebook y en Instagram, cerrar a clientes a través de teléfono.

Si lo que quieres es dar mejor atención a tu cliente ¿Qué actividades son necesarias? A lo mejor responder a sus preguntas, responder a sus dudas, darles atención rápida.

¿Cuáles son las actividades necesarias para alcanzar ese resultado que tú buscas lograr?

Paso #3: ¿Qué habilidades debe de tener cada persona para desempeñar exitosamente esas actividades?

Si lo que buscas es que cierren a más clientes en llamadas, tienes que contratar a una persona que tenga buenas capacidades de comunicación, que sea carismático, que constantemente esté buscando un reto para que logre desempeñar esa tarea de forma correcta.

Si lo que busca es alguien que te ayude a atender a tus clientes, que sepa manejar personas, que sea paciente, que no se enoje cuando una persona está quejando, que no caiga en la tentación de imitar esa emoción que la persona está transmitiendo, sino que realmente sepa y esté tranquila y centrada para darles atención a lo mejor hasta los clientes molestos.

Por ejemplo, en mi agencia; diseñadores gráficos. Quiero personas que tengan habilidades con las herramientas de edición, que sean creativas, que conozcan sobre mercadotecnia y que constantemente estén tratando de mejorar, que revisen dos veces su trabajo antes de enviarlo. Ese tipo de personas son las que yo quiero en mi agencia (dando el ejemplo de un diseñador gráfico).

Define tú qué habilidades requieres que las personas que van a trabajar contigo, tengan para desempeñarse bien y darte los resultados que quieres.

Una vez que ya tengas esto bien definido, vas a tener un perfil de qué tipo de personas vas a necesitar contratar en base a las habilidades que requieren tener. También considera que hay cosas que no puede realmente delegar; hay cosas que son muy importantes y que tienes que hacer como dirección, gestión, gestionar las ventas, hablar con los clientes. A lo mejor puedes delegar una parte, tal vez puedes encargar a personas capacitadas una parte, pero hay otras cosas que no es recomendable delegar porque tú eres el que las tiene que hacer y son indispensables para el negocio. Por lo tanto, si la persona a la cual se lo delegaste no lo cumple, va a afectar grandemente al negocio.

Piensa en qué sí puedes delegar y qué no y haz un perfil con esta información que acabas de deducir, con los puestos que necesitas contratar antes de empezar cualquier tipo de contratación. Ya que sabes el cómo definir qué buscas, el siguiente paso es:

Paso #4: ¿Cómo encontrar ese talento?

Mi primer consejo y en el primer lugar en el que yo te recomiendo ver es en la competencia. Ve a tu competencia y ve quiénes están poco satisfechos en el puesto actual, quiénes quieren un reto nuevo, a quiénes no se están sintiendo apreciados. Esos son los mejores colaboradores que vas a encontrar porque ya trabajan en tu competencia, ya tu competencia hizo el trabajo duro de prospectarlos, calificarlos y tú te lo estás llevando. Obviamente siempre hazlo de forma ética, pero le estás ofreciendo un mejor trato del que ellos están obteniendo en su empresa actual.

Mi segunda recomendación de en dónde encontrar buen talento, es preguntarle a tus mejores colaboradores. Si tienes un colaborador que se ha destacado porque es responsable, porque ha trabajado contigo mucho tiempo, da muy buenos resultados, está comprometido pregúntale: “Oye, tenemos una vacante para tal puesto ¿Tienes algún conocido o amigo que pueda cumplirla bien?” y toma sus consejos, toma sus recomendaciones. Muchas veces vas a encontrar muy buen talento a través de tus mejores colaboradores.

Punto número 3 de en dónde encontrar buen talento; con tus proveedores, con tus clientes. Esas personas también te pueden recomendar muy buen talento si están en tu misma industria o si tienen el tipo de colaboradores parecidos al tuyo.

Y por último, mi consejo número 4, es en páginas de internet en las cuales se publican empleos. Normalmente mi favorita, en donde he encontrado la mayor parte de mi equipo es LinkedIn. Es una excelente plataforma profesional que demuestra que si una persona está en LinkedIn, es porque valora su trabajo, valora su carrera profesional y normalmente se encuentran personas de mucha calidad especialmente para puestos altos. A lo mejor un puesto un poco de perfil más bajo no vas a encontrarlo en LinkedIn pero sí gerentes o personas que tratan con el cliente o personas de puestos muy específicos, LinkedIn es una excelente herramienta.

Otra herramienta muy buena son grupos de Facebook; Por ejemplo hay grupos de Community Managers, de diseñadores gráficos, de asistentes virtuales, etc. Revisa esas comunidades, revisa estas plataformas y ahí también puedes publicar tus vacantes. Hay otro muy conocido que se llama OCC, en Twitter, en Reddit también.

Personalmente el que más nos ha funcionado es LinkedIn; siempre encontramos muy buen talento. Ahí tienes que invertir, pero con $50-$100 dólares puedes encontrar muy buen talento, que es una inversión que te va a pagar a largo plazo porque tienes a buen talento en tu empresa.

Paso #5: ¿Cómo retener ese talento?

Ahora que ya sabes cómo definir el talento que necesitas y cómo encontrarlo, te voy a enseñar a cómo retenerlo, cómo hacer que se queden en tu empresa porque de nada te sirve contratar una persona, entrenarla por seis meses y que se vaya con la competencia; eso no es lo que queremos que pase. Quieres que se queden contigo produciendo y dando resultados.

• La primera forma (la ideal) es hacerlos sentir apreciados. No sólo con dinero, no sólo con regalos, pero agradeciéndole realmente; siendo sinceros, valorando sus opiniones, valorando cuando se sienten incómodos con algo, cuando te dan un punto de vista de algo, valorando eso, agradeciéndoles y si es válido implementándolo. Los colaboradores quieren sentir que realmente están tomados en cuenta, que están haciendo un cambio, que realmente tú los tomas en serio. Así que tómate el tiempo de agradecerles.

• El segundo punto también muy importante es darle retroalimentación constante. Hacerle saber cuando están haciendo bien las cosas y hacerles saber cuando están haciendo mal las cosas; eso es muy importante. Si no le estás constantemente diciendo que sí están haciendo bien, en qué pueden mejorar, ellos no van a saber o bien, se van desinteresar que es lo peor que puede pasar. Nunca quieres colaboradores desinteresados porque una persona que no esté interesada en lo que está haciendo no va a dar su máximo, no va a hacer esa milla extra que es necesaria para tener resultados. Entonces, dale retroalimentación constante de cómo se están desempeñando y qué requieres de ellos para obtener mejores resultados.

• Yo te recomendaría siempre manejar un salario basado en incentivos basado en algún tipo de meta que tienen que lograr para ganarse un bono o una comisión. Por ejemplo: número de cierres, clientes cerrados, entregas a tiempo, entregas de calidad, satisfacción de los usuarios, etc. Toma en cuenta estas métricas y defínelas dependiendo del puesto y de tu tipo de empresa porque si no, no van a dar su máximo para lograr ese objetivo si saben que siempre van a ganar lo mismo, no tienen razón para esforzarse más, para dar más de sí porque al final de cuentas están topados a un cierto salario fijo.

• Mi cuarto consejo es: siempre da un entrenamiento de calidad a tu equipo. Mantenlos aprendiendo con cursos, capacitaciones, mentorías, invierte en ellos, invierte en que se desarrollen; se van a sentir apreciados, se van a sentir con mayor capacidad de cumplir con los retos que tú les pongas y, por ende, te van a dar mejores resultados.

• Mi quinto consejo es que al final de cuentas recibes lo que toleras. No recibes lo que quieres, sino lo que toleras. Si toleras actitudes de mediocridad, de desempeñarse por debajo de lo óptimo, de no dar siempre nuestro máximo vas a recibir eso. Si no lo toleras, tus colaboradores lo van a saber, lo van a ver y van a siempre desempeñarse. Entonces no tengas miedo de llamarles la atención; de llamar la atención cuando no estén haciendo bien su trabajo porque ellos lo saben, ellos saben que no están dando el resultado y si tú dejas que eso pase, poco a poco van a convertirse en colaboradores más mediocres. Lo que va a hacer que tu empresa sufra.

Recuerda que tus colaboradores van a generar clientes y los clientes van a generar crecimiento. Si tienes un buen equipo con colaboradores de calidad, van a ayudarte a cerrar más clientes, van a ayudarte a dar un servicio de mayor calidad; lo que va a hacer que más personas compren o que más personas te recomienden y que tus clientes sigan comprando de tu empresa y por ende, tu empresa va a poder crecer. Aparte, tú vas a poder concentrarte en otras tareas más valiosas para el crecimiento de tu empresa en lugar de estar haciendo contaduría o impuestos, tú vas a dedicarte en conseguir nuevos clientes e implementar nuevas estrategias, mejorar procesos, etc. así tu empresa va a poder crecer rápidamente y de forma saludable.

Los principales errores al momento delegar

El primer error es un mal proceso de entrevista, es decir, contratar muy rápido. No conocer bien al colaborador que vas a contratar, no asegurarte que tenga la actitud y el compromiso correcto para trabajar en tu empresa sino simplemente dejarte llevar por lo que viste en su currículum o porque tienes urgencia contratar a una persona que no va a terminar siendo buena para tu empresa.

El segundo error es contratar a alguien como tú. Alguien que tenga una personalidad similar a ti o las habilidades similares a ti eso tampoco es lo ideal porque estás sesgado. En tu empresa quieres personas que desafíen tu punto de vista. Obviamente que te hagan caso y no que te estén diciendo siempre que no, pero que te den otra perspectiva que nunca habías considerado, que tengan habilidades distintas a las que tú tienes. Entonces no contrates personas iguales a ti solo por ese ego.

Contratar únicamente por habilidades y no por comportamiento por actitud, es el tercer error más común que veo. Es decir, una persona puede saber cómo hacer técnicamente algo pero no quiere decir que tenga la actitud necesaria para enfrentarse a los problemas, enfrentarse a la retroalimentación cuando se las des, enfrentarse a un cliente molesto cuando le esté diciendo que no está obteniendo el resultado que quiere, que sepa cómo hacerlo. Técnicamente no quiere decir que lo sepa implementar y que tenga experiencia, no quiere decir que lo va a hacer para ti. Contrata y fíjate más en la actitud de las personas, en el compromiso que tengan, en cómo demuestran ese compromiso más que con los conocimientos técnicos, las habilidades porque esas tú les puedes ayudar a desarrollarlas más adelante, pero la actitud, el comportamiento ese no se puede desarrollar; ese ya depende de la persona y es muy difícil cambiarlo.

Y el cuarto error es falta de claridad en lo que necesitas que se haga, es decir, no tomaste el tiempo necesario para definir bien el puesto para definir bien las actividades; empiezas como con un mapa volteado. Si tienes un mapa al revés, nunca vas a llegar a donde quieres, es decir, no vas a saber qué buscar, qué tipo de habilidades, qué tipo de comportamientos o actitudes necesitan, qué les debes de pedir; si les vas a pedir un trabajo prueba, no sabes cómo medirlos. Entonces, define y tómate el tiempo bien de definir bien qué perfil quieres para tu colaborador que estás buscando.

Tu equipo y tus colaboradores deben de ser tu prioridad número uno. Como lo comentamos, ellos te van a ayudar a construir tu empresa junto contigo, van a ayudar a que consigas más clientes, a que estén más satisfechos, te recomienden, se queden contigo y, por ende, a que tu empresa crezca. Por eso tus colaboradores deben de ser la prioridad número uno, incluso antes que tus clientes. Debes de defenderlos, debes de hacerlos sentir protegidos y debes de darles lo necesario para que se desarrollen y crezcan.

Como conclusión y en mi experiencia, prefiero tener mil veces si me dan la opción en tener cuatro Increíbles colaboradores del top 1% del talento o tener 20 personas buenas, prefiero tener cuatro; son más fáciles de manejar, la comunicación es mucho más sencilla. Mientras más personas tengas, más complicada va a ser la comunicación y más cosas pueden salir mal. Te recomiendo concentrarte en captar calidad sobre cantidad.

Obviamente también esto depende del puesto para el cual estés contratando. Si tienes una línea de producción muy grande, necesitas 500 personas para que la atiendan, va a ser difícil contratar 500 personas increíbles para ese puesto; a lo mejor con automatización, con tecnología puedes reducir el margen de error pero, por ejemplo, si son puestos directivos, si son puestos ejecutivos puestos que toman decisiones o que interactúan con los clientes si es mejor que inviertas en encontrar el mejor talento que puedas.

Concéntrate en crear una empresa en la cual la gente quiera trabajar

Dale un sentido a tu empresa, una misión, una visión real, que sea atractiva para los mejores colaboradores de tu ciudad, de tu estado, de tu país, del mundo. Trabaja en darle ese sentido de valor a tu empresa y cómo se puede diferenciar de los demás, cómo puedes ofrecer un Plus; no siempre es dinero como lo comentamos, muchas veces es ¿A dónde va la empresa? ¿Está marcando la diferencia? pregúntate eso. Si lo tienes, definitivamente vas a encontrar y te va a ser más fácil encontrar y retener al mejor talento.

Esto es básicamente todo lo que necesitas saber para contratar de la forma correcta. Obviamente vas a cometer errores; yo mis primeras 3-4 contrataciones las arruiné completamente. Después ya empecé a aprender un poco más del tema y empecé a evitar errores comunes que hacía antes.

Así que te invito a que sigas aprendiendo, a que sigas educándote en este tema y a que no tengas miedo de hacerlo. Muchas veces cuando estás empezando y apenas vas a contratar a tu primer colaborador, puede parecer complicado, muy saturado, muchas decisiones que tienes que tomar o factores que tomar en cuenta; no te satures, empieza. Todos nos equivocamos al principio pero con la práctica y si sigues aprendiendo, vas a lograr muy buenos resultados y vas a tener a muy buenos colaboradores en tu equipo.